Una norma quantomeno pleonastica: ai tanti imprenditori che ci leggono sembrerà un ulteriore balzello, una tassa nascosta (per carità, di poche decine di euro, ma sempre tassa è), opinione assolutamente condivisibile.

Vediamo più nel dettaglio cosa fare.

Cos’è la PEC e Perché è Obbligatoria

La PEC è un servizio di posta elettronica che consente di inviare e ricevere comunicazioni con valore legale, equiparato a una raccomandata con ricevuta di ritorno. Adottare la PEC non è solo una necessità per garantire la validità delle comunicazioni, ma è anche un passo fondamentale per rendere la gestione aziendale più efficiente. Con l’adozione della PEC, le aziende possono semplificare e velocizzare i processi di comunicazione, riducendo i costi e il tempo legati alla gestione della corrispondenza cartacea.

E fin qui nulla da eccepire. Certo è che la gestione, la sorveglianza, il presidio di uno strumento così importante spetta ipso facto all’imprenditore. Che senso ha quindi chiederne una seconda, proprio a chi per ruolo deve presidiare quella aziendale? Abbiamo studiato, ricercato ed approfondito, senza trovare un valido motivo.

Scadenze per l’Obbligo di PEC

L’obbligo di dotarsi di una PEC è stato introdotto principalmente con la Legge n. 221/2012, che ha imposto ai soggetti tenuti alla registrazione nel Registro delle Imprese di utilizzare questo strumento. La scadenza per l’adeguamento è stata fissata per il 30 Giugno 2025 per gli amministratori e i legali rappresentanti delle imprese, siano esse società di capitali o di persone.

Le imprese già in attività avevano l’obbligo di comunicare il proprio indirizzo PEC al Registro delle Imprese entro quella data. Pertanto, chi non ha rispettato questa scadenza si trova ora in una posizione delicata, in quanto si espone a possibili sanzioni.

Modalità di Comunicazione

Per comunicare l’indirizzo PEC, gli amministratori possono procedere attraverso la presentazione di una pratica telematica al Registro delle Imprese. Questa operazione è effettuabile tramite i servizi telematici messi a disposizione dalle Camere di Commercio. È importante sottolineare che la PEC deve essere attivata presso uno dei provider autorizzati e che, ad oggi, ci sono numerose offerte sul mercato.

In fase di registrazione, è obbligatorio fornire un indirizzo PEC valido e attivo. È fondamentale tenere aggiornato tale indirizzo, poiché tutte le comunicazioni ufficiali da parte della Pubblica Amministrazione e dei collaboratori passeranno attraverso questo canale.

Chiaramente per la maggior parte delle aziende a tale incombenza provvede o dovrebbe provvedere il Commercialista.

Sanzioni e Penali per l’Inadempimento

Un aspetto cruciale da considerare è relativo alle sanzioni per chi non si adegua all’obbligo di dotarsi di una PEC. L’articolo 2630 del Codice Civile prevede che la mancata comunicazione dell’indirizzo PEC al Registro delle Imprese comporta una sanzione amministrativa pecuniaria. Le multe possono variare da un minimo di 206 euro fino a un massimo di 2.064 euro, a seconda della gravità dell’inadempimento e della durata del ritardo.

In aggiunta, è importante evidenziare che l’assenza di un indirizzo PEC può compromettere la validità di molte comunicazioni aziendali, rendendo difficoltoso o, in alcune circostanze, impossibile ricevere avvisi e comunicazioni giudiziarie o fiscali. Ciò può portare a ulteriori problematiche legali e operative per l’impresa.

In un contesto aziendale sempre più digitalizzato, la PEC certamente rappresenta un tassello fondamentale per garantire trasparenza e legalità nelle comunicazioni. È essenziale per gli amministratori comprendere la rilevanza di questo strumento e adempiere agli obblighi normativi nel modo corretto. Non solo per evitare sanzioni, ma anche per ottimizzare la gestione della comunicazione aziendale.

Non si comprende, d’altro canto, perché si debbano presidiare 2 indirizzi PEC (aziendale e professionale). A tale incomprensione non abbiamo ancora trovato una spiegazione che stia in piedi.

Sebbene quindi l’adeguamento alla normativa sulla PEC non debba essere visto come un semplice obbligo, ma come un’opportunità per rendere il proprio business più moderno e competitivo, l’obbligo di dotarsi di 2 PEC – sebbene debba essere comunque rispettato – non appare in nessun modo ragionevolmente motivato.

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