Il recente Decreto Legge n. 84 del 17/6/2025 ha introdotto delle novità, quindi è fondamentale aggiornarsi per evitare brutte sorprese con il fisco. Le novità introdotte non sono sostitutive di quelle in vigore, ma si sommano ad esse.

Preparatevi, perché andremo dritti al punto con consigli pratici e chiari!

Prima di tutto, mettiamo in chiaro una cosa: non sarà una lezione noiosa di diritto fiscale. Prometto un linguaggio semplice e diretto con esempi concreti per rendere tutto più digeribile.

Il Decreto Legge 84/2025 ha apportato modifiche significative alla disciplina delle spese di trasferta e rappresentanza con l’obiettivo di rafforzare il controllo e contrastare eventuali abusi.

Nulla che non si possa risolvere con un po’ di organizzazione e attenzione: se hai dubbi o difficoltà nel detrarre correttamente le vostre spese, ottimizzando la vostra posizione fiscale, non esitare a contattarci.

Solo con Strumenti di pagamento tracciabili

Affinché le spese e i relativi rimborsi continuino a essere, rispettivamente, deducibili per l’impresa e l’esercente arti e professioni e non imponibili in capo al dipendente, il pagamento deve essere “tracciabile”: sono considerati tracciabili i seguenti mezzi di pagamento:

• Carta di Credito o di Debito bancaria
• Versamento bancario o postale;
• Pagamento effettuato tramite un Istituto di moneta elettronica autorizzato mediante applicazione (app) via smartphone che, tramite l’inserimento di codice IBAN e numero di cellulare, permette all’utente di effettuare transazioni di denaro senza carta di credito o di debito e senza necessità di un dispositivo dotato di tecnologia NFC (es. Satispay);
• Telepedaggio collegato a un IBAN (es. Telepass).

ATTENZIONE: Ad oggi non appare chiaro se le carte di credito emesse da soggetti stranieri non tenuti alle comunicazioni all’Anagrafe tributaria soddisfano il requisito della tracciabilità. Sul punto, appare necessario un chiarimento da parte dell’Amministrazione finanziaria, sperando che arrivi entro la data di applicazione della norma (auspicabile ma non scontato)

Non sono tracciabili

• Il contante
• il software realizzato allo scopo di rendere tracciabili i pagamenti eseguiti in contanti dai clienti, ad esempio perché non possiedono un conto corrente bancario, seppur detto sistema permetta di identificare i contribuenti;
• I circuiti di credito commerciale NON bancari

Spese di Trasferta e Rappresentanza: cosa indicare

Le spese di trasferta, per essere deducibili, devono essere “direttamente e in modo inequivocabile riconducibili all’attività d’impresa“. Questo significa che dovrete dimostrare il nesso di causalità tra la spesa e l’attività professionale. Addio a giustificazioni vaghe!

Stesso discorso per le spese di rappresentanza: sono ammesse solo quelle sostenute per motivi direttamente collegati all’attività d’impresa e finalizzate ad accrescere il fatturato o a migliorare l’immagine aziendale. Un aperitivo con un cliente? Ok, ma deve essere documentato accuratamente. Una cena di Natale con tutti i dipendenti? Potrebbe essere complesso da giustificare fiscalmente.

Cosa è possibile detrarsi

• Vitto;
• Viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea
• Albergo e ristorante (sostenute in Italia)
• Taxi (sostenute in Italia)
• Noleggio con conducente (sostenute in Italia)

Per autoservizi pubblici non di linea si intendono quelli che, nel contempo, provvedono al trasporto collettivo o individuale di persone con funzione complementare e integrativa rispetto ai trasporti pubblici di linea ferroviari, automobilistici, marittimi, lacuali e aerei e vengono effettuati, a richiesta dei trasportati o del trasportato, in modo non continuativo o periodico, su itinerari e secondo orari stabiliti di volta in volta.

Quindi sono da considerarsi autoservizi pubblici non di linea il servizio di taxi con autovettura, motocarrozzetta, natante e veicoli a trazione animale e anche il servizio di noleggio con conducente (NCC) e autovettura, motocarrozzetta, velocipede, natante e veicoli a trazione animale.

I rimborsi delle spese di trasferta non concorrono a formare il reddito da lavoro dipendente, essendo appunto un rimborso, se i pagamenti di queste sono sostenute nel territorio nazionale.

Le indennità e i rimborsi di spese percepiti per le trasferte nell’ambito del territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro concorrono integralmente a formare il reddito, ad esclusione dei rimborsi di spese di trasporto comprovate e documentate.

In caso di trasferte fuori del territorio comunale dove si trova la sede di lavoro, è possibile distinguere tre sistemi, l’uno alternativo all’altro:

• indennità forfettaria: sono escluse dal reddito di lavoro dipendente le indennità, al netto delle spese di viaggio e trasporto, fino a 46,48 euro al giorno per le trasferte in Italia e 77,47 euro al giorno per le trasferte all’estero. La parte eccedente tali importi concorre, invece, a formare il reddito.
• rimborso misto: prevede una riduzione a 30,99 euro per trasferte in Italia e 51,65 euro per trasferte all’estero, in caso di rimborso delle spese di vitto o alloggio, nonché in caso di vitto o alloggio fornito gratuitamente, mentre sono al massimo 15,49 euro per trasferte in Italia e 25,82 euro per trasferte all’estero, in caso di rimborso sia delle spese di vitto che di alloggio, nonché in caso di vitto e alloggio fornito gratuitamente.
• rimborso analitico (c.d. “a piè di lista”): non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente. I rimborsi per altre spese (es. telefono, lavanderia) non concorrono a formare il reddito nel limite giornaliero di 15,49 euro per le trasferte in Italia e 25,82 euro per le trasferte all’estero.

Tutto molto complicato? Chiamaci per chiarimenti o per un parere.

Cosa documentare accuratamente

• Destinazione: Indicare chiaramente la località di destinazione e il motivo del viaggio (incontro clienti, partecipazione a fiere, formazione, ecc.).
• Mezzi di trasporto: Conservate biglietti del treno, aereo, pedaggi autostradali, ricevute di taxi. Se utilizzate la vostra auto, tenete un registro chilometrico preciso e dettagliato con indicazione delle date, dei luoghi e del motivo del viaggio.
• Sistemazione alberghiera: Conservate le fatture dell’albergo con indicazione del nome dell’ospite, delle date e del costo totale.
• Spese di vitto: Come sopra, massima precisione. Conservate le ricevute dei pasti, specificando sempre la data e l’importo.
• Altre spese: Qualsiasi altra spesa direttamente legata al viaggio (es. spese telefoniche per lavoro, parcheggi) deve essere documentata con idonea documentazione

Per l’impresa

Gli obblighi di tracciabilità delle spese individuate, sostenute nel territorio dello Stato, operano anche ai fini della deducibilità delle stesse dai redditi d’impresa e di lavoro autonomo e dalla base imponibile IRAP: nel caso di rimborsi analitici corrisposti ai dipendenti o collaboratori sono deducibili dai redditi d’impresa e di lavoro autonomo nel limite di 180,76 euro al giorno per le trasferte effettuate in Italia e 258,23 euro al giorno per le trasferte effettuate all’estero.

In sede di dichiarazione dei redditi, per le imprese in contabilità ordinaria occorre quindi effettuare una variazione in aumento in misura pari ai costi imputati a Conto economico eventualmente indeducibili.

I rimborsi forfettari e misti sono interamente deducibili dai redditi d’impresa e di lavoro autonomo. In relazione ad essi, infatti, non operano i suddetti limiti di deducibilità.

Cosa fare?

La digitalizzazione è la vostra migliore alleata.

Utilizzare software di gestione delle spese aziendali per digitalizzare tutti i documenti e semplificare la gestione delle detrazioni ci permetterà di avere un archivio ordinato e facilmente consultabile in caso di controlli fiscali. Molto spesso il Commercialista stesso propone un software connesso direttamente con i propri sistemi informatici: è la soluzione più semplice e diretta, anche se spesso NON la più economica.

Infine l’ordine e la precisione nell’archiviazione della documentazione è la vostra migliore difesa in caso di controlli. Il costante aggiornamento da parte del vostro commercialista è uno degli aspetti cruciali per evitare problemi.

Infine, occhio alla decorrenza

Le novità introdotte dal DL 84/2025 presentano una decorrenza differenziata in relazione alla tipologia di spesa… altrimenti sarebbe stato tutto troppo facile!!

Lasciate un commento qui sotto se avete domande o esperienze da condividere. E ricordate, per consulenze personalizzate, contattatemi!

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